เกริ่นนำ

เดิมตั้งใจจะเขียนชื่อเรื่องว่า  "การจัดการความรู้ภายในองค์การ(Knowledge Managment)"  หรือ การบริหารงานสารสนเทศ(Information Management)  แต่ก็ต้องเปลี่ยนใจ  เกรงว่าจะเข้าใจไปในทางยาก ๆ เช่น เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์(Computer Technology) หรือระบบสารสนเทศ(Information System) หรือ ระบบจัดการฐานข้อมูล(Database Management System : DBMS)  บอกตามตรง ตรง ๆ ว่า  เกรงไม่มีใครหรือผู้บริหารท่านไหนหยิบงานชิ้นนี้อ่าน  ก็เลยคิดว่า เอาชื่อนี้แหละจะฟังง่ายกว่า  

และส่วนคำว่า "ผู้บริหาร"  ในความหมายของผมก็รวมความว่าเป็นหัวหน้าทุกระดับ  เป็นผู้อำนวยการ เป็นผู้บังคับบัญชา  เป็นคนที่จะต้องทำหน้าที่นำหน้าเขาแหละครับ  คนนี้แหละตัวสำคัญทีเดียว ที่จะเห็นด้วยกับบทความของผม หรือนำเอาแนวคิดนี้ไปใช้  ถ้าคนนี้ไม่เอา  ต่อให้ผมเขียนให้ละเอียดละออแค่ไหนก็เปล่าประโยชน์  ถ้าไม่เชื่อไปดูตัวอย่างได้นะครับ(คลิกที่นี่) ไม่ใช่เป็นแผ่น เป็นเล่มครับ

และ(อีกครั้งว่า)  "ไม่เขียนเชิงเทคนิค"  จะเขียนแค่แนวคิดสำหรับผู้บริหารเท่านั้น  ถ้าแนวคิด OK เทคนิคไม่ใช่เรื่องยาก

และอีกแล้วว่า  หากผู้บริหารหรือผู้สนใจจบอ่านแล้ว  จะแนะนำชื่อเรื่องบทความใหม่ก็ขอบคุณไว้ล่วงหน้า คลิกแนะนำที่นี่

  เข้าใจ Concept

คำว่า "ความรู้(Knowledge)"  และคำว่า "สารสนเทศ(Information)"  กับคำว่า ข้อมูลข่าวสาร(ก็ Information เหมือนกัน)ในชื่อเรื่องบทความ  ผมเหมาความหมายว่ามีอย่างนี้

"สิ่งต่าง ๆ ที่สั่งสมขึ้นมาในองค์การหรือของระบบ  และสิ่งเหล่านี้จำเป็นต้องถูกนำมาใช้เพื่อให้งานสำเร็จลุล่วง"  เช่น  นโยบาย  วิสัยทัศน์  ภาระกิจ  แผนงานทุกระดับ ระเบียบ  ประกาศ คำสั่ง  กฎข้อบังคับ มติ  ระบบงาน  ขั้นตอนการทำงาน  เงื่อนไขการทำงาน การทำงาน ผลของการทำงานต่าง ๆ  และผลของการประเมิลผลงาน ซึ่งผมขอสรุปว่า สิ่งต่าง ๆ ที่กล่าวนี้ก็คือ "ข้อมูล" ครับ

แนวคิดนี้เน้นการใช้เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์เป็นเครื่องมือช่วยในการประสานงาน การจัดเก็บข้อมูลและใช้ข้อมูล

เงื่อนไขสำคัญ

เงื่อนไขสำคัญของแนวคิดการจัดการข้อมูลข่าวสารในหน่วยงาน คือ จะต้องมีการจัดเก็บและแยกแยะข้อมูลที่จะใช้และที่เกิดจากการทำงานได้อย่างรวดเร็ว เพื่อนำไปใช้ในการตัดสินใจและทำงาน  กล่าวคือ  เก็บและใช้  ผู้ใช้ข้อมูลมี 2 คน  ใช้ตัดสินใจก็คือ  ผู้บริหาร และ  ใช้ทำงาน ก็คือ  พนักงาน  ลูกน้องหรือผู้ใต้บังคับบัญชา และคนที่จะเก็บก็พนักงานนั่นแหละ  ไม่อยากให้ทำงานแบบ Go Day Day  แบบนาโต้(NATO : No Action Talk Only)  ทำงานมีข้อมูล Back up หมด

และมีการจัดเก็บข้อมูลไว้เป็นส่วนกลาง (Centralized Database System) แล้วกระจายไปแสดงบนหน้าจอคอมพิวเตอร์ของพนักงานที่เกี่ยวข้อง   ข้อมูลใดเปิดเผยได้  ใช้ร่วมกันได้  ทุกคนเข้าถึงข้อมูลได้  ความโปร่งใส  ความไว้วางใจก็เกิดขึ้น  บางทีข้อมูลเปิดเผยได้  แต่พนักงานเข้าถึงข้อมูลไม่ได้  อาจเห็นว่า  ผู้บริหารไม่โปร่งใส

มีระบบและองค์ประกอบที่สำคัญ  6 ส่วน คือ  คอมพิวเตอร์  โปรแกรม  ข้อมูล  ระบบการสื่อสารข้อมูล  คน และระเบียบปฏิบัติ หากใคร่ทราบรายละเอียดคลิกที่นี่ไปอ่านเพิ่มเติมได้ครับ

  ระบบประสาทดิจิทอล Digital Nerous System

ที่กล่าวมาข้างต้นเป็นประเด็นที่บทความนี้ เสนอผู้บริหารนั่นคือ  ระบบประสาทดิจิทอล Digital Nerous System  กล่าวคือ

• การทำตามเงื่อนไขสำคัญดังกล่าว เปรียบเสมือน การแปลงระบบงานใหม่(Reform)  เป็นแบบระบบประสาทดิจิทอล (Digital Nerous System) ระบบนี้จะช่วยให้พนักงานสามารถรับรู้ข้อมูลตามนิยามดังกล่าว และประสานกับผู้อื่นผ่านหน้าจอคอมพิวเตอร์ 

• ข้อมูลของหน่วยงานที่มีความสำคัญแสดงบนหน้าจอคอมพิวเตอร์ของพนักงานที่เกี่ยวข้อง   โดยมีหน้าที่ดั่งเป็นศูนย์กลางในการรับและจัดการข้อมูล

• การทำเช่นนี้ช่วยให้การตัดสินใจเกี่ยวกับการดำเนินงานของหน่วยงานเกิดขึ้นโดยอาศัยข้อมูลที่ทันท่วงที

 

  ระบบย่อย

จากระบบใหญ่  ขอยกตัวอย่างหน่วยงานที่ผมสังกัด ผมจัดเป็นระบบย่อยได้  8 ระบบ ดังนี้
 

รหัสหลัก	ระบบย่อย
1	ระบบงานวิชาการ
2	ระบบงานบุคลากร
3	ระบบงานกิจการนักศึกษา
4	ระบบงานอาคารสถานที่
5	ระบบงานธุรการ การเงิน พัสดุ
6	ระบบงานสัมพันธ์กับภายนอก
7	ระบบงานประกันคุณภาพการศึกษา
8	ระบบงานโครงการพิเศษ

ในการคิดที่จะสร้างระบบย่อยดังกล่าวของระบบประสาทดิจิทอล  ขอให้นึกถึง  ระบบสมองของมนุษย์ ว่า ทุกระบบย่อยไม่ได้เป็นอิสระจากกัน  ดังนั้นการพัฒนาระบบประสาทดิจิทอลที่กล่าวนี้ก็ต้องกำหนดความเชื่อมโยงกันไว้ตั้งแต่ต้น  หากต้องการทราบรายละเอียดของระบบย่อยคลิกที่นี่

  แนวทางการพัฒนาระบบประสาทดิจิทอล

เรื่องนี้ เป็นงานตัดสินใจของผู้บริหารว่าจะเลือกวิธีใด  มีวิธีการให้เลือก 4 วิธี ดังนี้

1.  ใช้ระบบสำเร็จ รูป

ปัจจุบันนี้มีผู้จัดทำระบบงานจำหน่าย   ระบบเหล่านี้มักจะเป็นระบบของกิจการที่มีลักษณะงานคล้ายคลึงกัน การซื้อระบบมาใช้นั้นมีข้อดีตรงที่จะทำให้เราใช้ระบบได้รวดเร็ว และ ราคาค่าใช้จ่ายจะย่อมเยากว่าวิธีอื่น

2. จ้างเอกชน

ว่าจ้างบริษัทที่ปรึกษาหรือบริษัทซอฟต์แวร์ให้มาศึกษาการทำงาน วิเคราะห์ปัญหาในระบบปัจจุบันและจัดทำระบบ

3.  ให้ศูนย์คอมพิวเตอร์ของหน่วยงานทำเอง

มอบหมายให้บุคลากรในศูนย์คอมพิวเตอร์ของเราเป็นผู้พัฒนาระบบขึ้น วิธีนี้ใช้กันมานานแล้ว การพัฒนาแบบนี้ปกติจะต้องใช้เวลามาก  ถ้าทำโดยบุคคลก็ระวังเรื่องมาตรฐานของโปรแกรมที่ทำขึ้น

4.  ให้กลุ่มผู้ใช้ระบบพัฒนาระบบเอง

เช่น  เจ้าหน้าที่พัสดุ ก็เขียนโปรแกรมพัสดุเอง  นักบัญชีในแผนกบัญชี ก็เขียนโปรแกรมสำหรับงานบัญชีเอง ผู้ทำงานด้านระบบสารบรรณก็เขียนโปรแกรมระบบงานสารบรรณเอง เป็นต้น ระบบที่จัดทำโดยผู้ใช้นี้ส่วนมากมักจะไม่ใช่ระบบขนาดใหญ่ อาจจะเรียกว่าเป็นระบบเล็ก  ๆ สำหรับใช้ร่วมกับระบบใหญ่ การที่ผู้ใช้ระบบสารสนเทศลงมือพัฒนาระบบเองนั้น ในทางหนึ่งก็เป็นเรื่องที่ดีเพราะผู้ใช้จะได้รับระบบอย่างรวดเร็วและตรงกับที่ต้องการจริง ๆ แต่ปัญหาก็คือ ผู้ใช้มักจะไม่สนใจกับมาตรฐานของโปรแกรมที่ทำขึ้น

  วัฏจักรพัฒนาระบบงาน หรือ การพัฒนาระบบประสาทดิจิทอล 

            แนวทางการพัฒนาระบบประสาทดิจิทอล ทั้ง 4 วิธี เป็นแนวทางที่เรามักพบเห็นทั่วไป  ก็แล้วแต่ว่าหน่วยงานจะเลือกใช้แบบใด  ต่อไปนี้เป็นการพิจารณาการพัฒนาระบบประสาทดิจิทอลในด้านเทคนิค ได้แก่  พัฒนาโดยใช้วัฏจักรพัฒนาระบบงาน(System Development Life Cycle หรือ SDLC)

            วัฏจักรพัฒนาระบบงาน หมายถึงขั้นตอนต่าง ๆ ของการพัฒนาระบบข้อมูลข่าวสาร  โดยปกติแล้วผู้พัฒนาระบบทั้งหลายจะแบ่งขั้นตอนในการพัฒนาแตกต่างออกจากกันบ้าง แต่โดยเนื้อหาสาระแล้ววัฏจักรเหล่านี้มีขั้นตอนคล้ายกัน

        วัฎจักรพัฒนาระบบงานแบบนี้จะแบ่งเป็น phase หรือขั้นตอนต่าง ๆ ดังนี้

                ขั้นตอนที่ 1 เป็นการศึกษาความเหมาะสม  สนใจอ่านรายละเอียดคลิกที่นี่

                ขั้นตอนที่ 2 คือ การวิเคราะห์ระบบงาน  สนใจอ่านรายละเอียดคลิกที่นี่

                ขั้นตอนที่ 3 คือออกแบบระบบงานใหม่  สนใจอ่านรายละเอียดคลิกที่นี่

                ขั้นตอนที่ 4 คือเขียนโปรแกรมสำหรับระบบงานใหม่  สนใจอ่านรายละเอียดคลิกที่นี่

                ขั้นตอนที่ 5 เป็นการนำระบบงานที่จัดทำขึ้นมาทดสอบ  สนใจอ่านรายละเอียดคลิกที่นี่

                ขั้นตอนที่ 6 ติดตั้ง และใช้งาน  สนใจอ่านรายละเอียดคลิกที่นี่

                ขั้นตอนที่ 7 เป็นการบำรุงรักษา หรือ ดูแลให้ระบบงานทำงานได้ถูกต้อง หากมีความบกพร่องผิดพลาดก็ต้องแก้ไข  สนใจอ่านรายละเอียดคลิกที่นี่