วิธีการสร้างระบบสารสนเทศ

เท่าที่ฟังข่าวจากผู้เข้าประชุมคณะกรรมการเครือข่ายสถาบันวิชาการสาธารณสุข ทั้ง 7 แห่ง เกี่ยวกับการพัฒนาระบบสารสนเทศของแต่ละแห่งนั้น บางแห่งจะใช้ระบบปฏิบัติ Linux บางแห่งจะใช้ของ Microsoft Windows มีทั้ง Windows98 Windows2000 Server บางแห่งต้องการใช้ภาษา Visual Basic บางแห่งใช้ Microsoft Access และที่สำคัญก็ยังตกลงกันไม่ได้ แล้วก็สนใจว่า ถ้าต้องการจะมีระบบสารสนเทศจะต้องทำอย่างไรบ้าง จึงจะลองค้นคว้าจากตำหรับตำรา ก็พบว่าแนวทางการพัฒนาระบบสารสนเทศของเครือข่ายสถาบันวิชาการสาธารณสุข ตรงกับข้อ 3 และ 4 ดังข้างล่างนี้

1. ใช้ระบบสารสนเทศสำเร็จ ปัจจุบันนี้มีผู้จัดทำระบบสารสนเทศจำหน่ายหลายระบบด้วยกัน ระบบเหล่านี้มักจะเป็นระบบของกิจการที่มีลักษณะงานคล้ายคลึงกัน การซื้อระบบมาใช้นั้นมีข้อดีตรงที่จะทำให้เราใช้ระบบได้รวดเร็ว และ ราคาค่าใช้จ่ายจะย่อมเยากว่าวิธีอื่น

2. ว่าจ้างบริษัทที่ปรึกษาหรือบริษัทซอฟต์แวร์ให้มาศึกษาการทำงาน วิเคราะห์ปัญหาในระบบปัจจุบันและจัดทำระบบสารสนเทศให้เรา

3. มอบหมายให้บุคลากรในศูนย์คอมพิวเตอร์ของเราเป็นผู้พัฒนาระบบขึ้น วิธีนี้ใช้กันมานานแล้ว การพัฒนาแบบนี้ปกติจะต้องใช้เวลามาก และหากนำเงินเดือนพนักงาน และค่าใช้จ่ายต่าง ๆ มาคิดแล้วอาจรวมเป็นเงินมากกว่าการซื้อหาระบบสำเร็จมาใช้ก็ได้

4. กลุ่มผู้ใช้ระบบพัฒนาระบบสารสนเทศเอง เช่น นักบัญชีในแผนกบัญชี ก็เขียนโปรแกรมสำหรับงานบัญชีเอง ผู้ทำงานด้านระบบสารบรรณก็เขียนโปรแกรมระบบสารสนเทศสำหรับใช้กับงานสารบรรณเอง หรือผู้อยู่ในแผนกบุคลากรก็เขียนโปรแกรมระบบสารสนเทศบุคลากรเอง ระบบที่จัดทำโดยผู้ใช้นี้ส่วนมากมักจะไม่ใช่ระบบสารสนเทศขนาดใหญ่ อาจจะเรียกว่าเป็นระบบเล็ก ๆ สำหรับใช้ร่วมกับระบบใหญ่ การที่ผู้ใช้ระบบสารสนเทศลงมือพัฒนาระบบเองนั้น ในทางหนึ่งก็เป็นเรื่องที่ดีเพราะผู้ใช้จะได้รับระบบอย่างรวดเร็วและตรงกับที่ต้องการจริง ๆ แต่ปัญหาก็คือ ผู้ใช้มักจะไม่สนใจกับมาตรฐานด้านสารสนเทศของหน่วยงาน

การพัฒนาระบบสารสนเทศ โดย มอบหมายให้บุคลากรในศูนย์คอมพิวเตอร์ของเราเป็นผู้พัฒนาระบบขึ้น และ กลุ่มผู้ใช้ระบบพัฒนาระบบสารสนเทศเอง ตามที่วิทยาลัยของเครือข่ายสถาบันวิชาการสาธารณสุข นำมาใช้นี้ มีข้อด้อยต่าง ๆ ตามที่กล่าวไว้ข้างต้น แต่อย่างไรก็ตามเครือข่ายสถาบันวิชาการสาธารณสุข ก็มีความจำเป็นต้องใช้วิธีการนี้ ดังนั้นขั้นตอนต่อไป จึงต้องคิดว่า จะทำอย่างไรระบบสารสนเทศที่จะจัดทำขึ้นมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลต่อความต้องการสารสนเทศมากที่สุด วิธีการนั้นจะมีขั้นตอนอย่างไร ผู้เขียนและเรียบเรียงก็คงต้องใช้วิธีการเดิม คือ ศึกษาดูว่า นักวิชาการเขาแนะนำไว้อย่างไร ก็พบว่า ขั้นตอนที่ว่านี้ก็คือ วัฏจักรพัฒนาระบบงาน นั้นเอง

วัฎจักรพัฒนาระบบงาน หมายถึงขั้นตอนต่าง ๆ ของการพัฒนาระบบสารสนเทศ โดยปกติแล้วผู้พัฒนาระบบสารสนเทศทั้งหลายจะแบ่งขั้นตอนในการพัฒนาระบบสารสนเทศแตกต่างออกจากกันบ้าง แต่โดยเนื้อหาสาระแล้ววัฏจักรเหล่านี้มีขั้นตอนคล้ายกัน

วัฎจักรพัฒนาระบบงานแบบนี้จะแบ่งเป็น phase หรือขั้นตอนต่าง ๆ ดังนี้

ขั้นตอนที่ 1 การศึกษาความเหมาะสม

ขั้นตอนที่ 2 คือการวิเคราะห์ระบบงานที่เราจะเอาระบบคอมพิวเตอร์ไปให้ใช้

ขั้นตอนที่ 3 คือออกแบบระบบงานใหม่

ขั้นตอนที่ 4 คือเขียนโปรแกรมสำหรับระบบงานใหม่

ขั้นตอนที่ 5 เป็นการนำระบบงานที่จัดทำขึ้นมาทดสอบ

ขั้นตอนที่ 6 ติดตั้ง และใช้งาน

ขั้นตอนที่ 7 เป็นการบำรุงรักษา หรือ ดูแลให้ระบบงานทำงานได้ถูกต้อง หากมีความ

บกพร่องผิดพลาดก็ต้องแก้ไข

ขั้นตอนที่ 1 การศึกษาความเหมาะสม

(Feasibillity study)

การวิเคราะห์ความเหมาะสมในการจัดหาหรือพัฒนาระบบสารสนเทศนั้นควรใช้ทีมงาน หรือนักวิเคราะห์ระบบที่มีความรู้ ความเข้าใจ มีประสบการณ์ในการพัฒนาระบบสารสนเทศมามากพอสมควร ระบบที่จะนำมาศึกษาความเหมาะสมนั้นมีอยู่ 2 ประเภท ประเภทแรกคือระบบที่อยู่ในแผนงานของหน่วยงานอยู่แล้ว เช่น ถ้าในแผนกำหนดว่าจะพัฒนาระบบสารสนเทศบุคลากร ก็ให้นำระบบนี้มาศึกษาว่าสมควรดำเนินการแล้วหรือยัง ระบบอีกประเภทหนึ่งก็คือ ระบบที่ได้รับการร้องขอจากผู้ใช้ โดยที่ระบบซึ่งมีผู้ขอมานั้นอาจจะไม่ได้อยู่ในแผนเลย หรืออยู่ในแผนแต่ไม่ได้จัดไว้เป็นลำดับความสำคัญต้น ๆ และผู้ใช้เห็นว่าควรนำมาดำเนินการจัดทำก่อน

นักวิเคราะห์ระบบจะต้องศึกษาว่าผู้บริหารต้องการให้ศึกษาอะไร เป็นระบบที่อยู่ในแผน หรือเป็นระบบที่ได้รับคำร้องขอ คำร้องขอนั้นคืออะไรผู้ใช้ต้องการให้ทำอะไร ระบบที่ให้ศึกษานั้นเป็นระบบของแผนกใด ใครคือกลุ่มผู้ใช้ของระบบนั้น เหตุใดจึงมีการขอให้ดำเนินการ ระบบนั้นใหญ่โตกว้างขวางแค่ไหน เกี่ยวข้องสัมพันธ์กับใครบ้าง เกี่ยวข้องกับหน่วยงานใดบ้าง

นักวิเคราะห์ต้องนำแผนงาน เป้าหมาย และวัตถุประสงค์ของหน่วยงานมาพิจารณาให้เข้าใจ ต้องตรวจสอบและศึกษาว่าระบบที่เสนอให้จัดหา หรือพัฒนาขึ้นนั้น มีการทำงานในปัจจุบันอย่างไร หากเปลี่ยนเป็นระบบสารสนเทศคอมพิวเตอร์แล้ว การทำงานจะเปลี่ยนเป็นอย่างไร ลักษณะการทำงานแบบใหม่ จะมีลักษณะเป็นอย่างไร และทำอะไรได้บ้าง เมื่อเห็นภาพรวมแล้ว นักวิเคราะห์ก็เริ่มศึกษาความเหมาะสมโดยแยกออกมาเป็น 3 ด้าน คือ

1. พิจารณาความเหมาะสมด้านเทคนิค คือ ดูว่าระบบสารสนเทศที่จะต้องสร้างขึ้นนี้ต้องใช้เทคโนโลยีอะไรบ้าง เทคโนโลยีนั้นมีจำหน่ายหรือไม่ จะจัดหามาใช้ได้หรือไม่

2. พิจารณาความเหมาะสมด้านการใช้ เป็นการพิจารณาที่ต่อเนื่องจากด้านเทคนิค คือ พิจารณาว่าถ้าจัดทำขึ้นแล้วจะมีผู้สนใจใช้หรือเปล่า หากผู้ใช้ไม่เห็นความจำเป็นที่ต้องใช้ระบบ หรือผู้ใช้ไม่ได้รับการฝึกอบรมที่เหมาะสมเพราะไม่มีงบประมาณ

3. พิจารณาความเหมาะสมด้านเศรษฐกิจ อีกนัยหนึ่งคือดูว่าหากลงทุนจัดหาหรือพัฒนาระบบ แล้วจะได้รับผลตอบแทนคุ้มหรือไม่

ผลตอบแทนมี 2 แบบ คือ ผลตอบแทนที่คิดเป็นเงินได้ (tangible benefit) และผลตอบแทนที่คิดเป็นเงินไม่ได้ (Intangible benefit) ในกรณีแรกนั้นได้แค่ประหยัดเวลา คน และเงิน

แบบที่คิดผลตอบแทนเป็นเงินไม่ได้นั้นมีมาก เช่น ระบบมีประสิทธิภาพสูงขึ้น หน่วยงานมีภาพลักษณ์ดีขึ้นผู้บริหารตัดสินใจดีมากขึ้น ผู้ปฏิบัติการมีขวัญและกำลังใจดีขึ้น เหล่านี้วัดเป็นตัวเงินไม่ได้ก็จริง แต่เราก็เอามาประกอบในรายงานสรุปการศึกษาความเหมาะสมเหมือนกัน

เมื่อศึกษาความเหมาะสมเสร็จเรียบร้อยแล้ว นักวิเคราะห์ระบบจะต้องจัดทำรายงานเสนอต่อผู้บริหารในรายงานนั้น นักวิเคราะห์ระบบจะต้องศึกษาว่าระบบที่พิจารณานั้นจะมีแนวทางการทำงานด้วยคอมพิวเตอร์ทั้งหมดกี่แบบ แต่ละแบบมีลักษณะอย่างไร จะต้องมีค่าใช้จ่ายเท่าใด และควรจะดำเนินการหรือไม่ พร้อมกันนั้นก็ต้องเสนอว่าควรจะเลือกแนวทางใดจึงจะดีที่สุด ทั้งนี้เพื่อให้ผู้บริหารได้ตัดสินใจ โดยนำเรื่องที่เกี่ยวกับงบประมาณกำลังคน และกำหนดเวลาที่จะต้องใช้มาพิจารณา

ขั้นตอนที่ 2 การวิเคราะห์ระบบ

(Systems Analysis)

ในขั้นตอนนี้มีสิ่งที่จะต้องทำ 4 ประการ คือ

    1. ศึกษาความต้องการของผู้บริหาร และผู้ปฏิบัติงานหรือความต้องการระบบ

      2. (System requirements)

    2. ศึกษาการทำงานของระบบปัจจุบัน (existing system study)
    3. จำแนกปัญหาที่เกิดขึ้นกับระบบปัจจุบัน (problem identification)
    4. พัฒนาเค้าโครงของระบบงานใหม่ (new system idea and concept)

การศึกษาความต้องการ ของผู้ใช้ และผู้ปฏิบัติงานเป็นเรื่องที่จำเป็นอันดับแรก

เพราะการพัฒนาระบบของนักวิเคราะห์ระบบนั้น ก็เหมือนกับการตัดเสื้อให้ลูกค้าช่างตัดเสื้อจะต้องสอบถามความต้องการของลูกค้าให้ชัดเจน มิฉะนั้นเสื้อที่ตัดได้ก็จะไม่ถูกใจลูกค้า ในการพัฒนาระบบนั้นเราจะต้องกำหนดความต้องการของผู้ใช้ในเรื่องต่อไปนี้

    1. ต้องค้นหาว่าผู้บริหารและผู้ปฏิบัติงานต้องการให้ระบบทำงานในลักษณะใด
    2. ในด้านสมรรถนะของระบบ ต้องค้นหาว่าผู้ใช้ต้องการจะให้ระบบทำงานได้มาก

      3. น้อยเพียงไร เช่นการค้นหาข้อมูลในฐานข้อมูล ผู้ใช้ต้องการให้ระบบสามารถค้นหาข้อมูลได้ภายในเวลาเท่าใด หรือต้องการให้ระบบทำอะไรได้บ้าง

    3. ความต้องการเชิงสารสนเทศ ต้องทราบว่าผู้บริหาร หรือผู้ใช้ ต้องการข้อมูลและ

สารสนเทศด้านใดบ้าง

เทคนิคการค้นหาความต้องการของผู้บริหารและผู้ใช้ มีดังนี้

1. การสัมภาษณ์ผู้ปฏิบัติงาน ผู้บริหาร เพื่อให้ทราบถึงความคิดเห็นที่มีต่อระบบเดิม และต้องการอะไรเพิ่มเติมบ้าง

2. ศึกษาวิธีการปฏิบัติงานในปัจจุบันว่ามีลักษณะอย่างไร งานที่จะต้องศึกษาประกอบด้วย

2.1 การรับข้อมูลเข้าสู่ระบบ ต้องศึกษาว่าข้อมูลที่ใช้ในระบบนั้น มาจากไหน เขียนหรือบันทึกลงในแบบฟอร์มหรือเอกสารอะไรบ้าง มีปริมาณมากน้อยแค่ไหน เมื่อใช้แล้วเก็บไว้หรือไม่ เก็บแบบใด มีการเดินทางออกไปสู่ที่ใดบ้าง

2.2 การประมวลผล ต้องศึกษาว่าเมื่อได้รับข้อมูลเข้ามาแล้ว ได้ดำเนินการอะไรกับข้อมูลนั้นบ้าง การคำนวณหรือการประมวลผลมีเงื่อนไขอย่างไร ดำเนินการเมื่อใด

2.3 การจัดทำผลลัพธ์ ต้องศึกษาว่าระบบจัดทำผลลัพธ์อะไรบ้าง เช่นหากจัดทำรายงานเป็นผลลัพธ์ก็ต้องศึกษาว่าส่งรายงานนั้นให้กับใครบ้าง หรือนำผลลัพธ์นั้นไปเก็บที่ไหนบ้าง

2.4 การจัดทำแฟ้มข้อมูลและฐานข้อมูล ต้องศึกษาว่าระบบปัจจุบันจัดเก็บแฟ้มข้อมูลไว้กี่แบบ มีอะไรบ้าง เก็บไว้แบบใด มีวิธีค้นหาข้อมูลอย่างไร

3. การออกแบบสอบถาม เป็นเทคนิคที่ใช้ในการสอบถามความเห็นจากผู้ใช้จำนวนมาก โดยเฉพาะในกรณีที่ผู้ใช้กระจายอยู่ในที่ต่าง ๆ จำนวนมาก และระบบที่มีใช้ตามที่ต่าง ๆ อาจจะมีรายละเอียดที่ต่างกันไปบ้าง

การศึกษาความต้องการและศึกษาระบบปัจจุบันที่นักวิเคราะห์ระบบนิยมเขียนภาพการทำงานเป็นไดอะแกรมหลายรูปแบบ เพราะเป็นวิธีที่เหมาะสมสำหรับย่นย่อรายละเอียดจำนวนมากให้เข้าใจได้ง่าย

จากนั้นก็เขียนเค้าโครงของระบบ ระบบสารสนเทศที่ต้องการจะพัฒนาขึ้นใหม่ เพื่อนำไปเสนอต่อผู้บริหาร หรือผู้ใช้ให้รับทราบแนวความคิดของระบบใหม่การนำเสนอนี้ โดยปกติจะต้องทำเป็นเอกสารรายงาน และมีการนำเสนอด้วยวาจาให้ผู้ปฏิบัติงานและผู้บริหารรับทราบต่อจากนั้นเมื่อฝ่ายผู้บริหารเห็นชอบด้วยแล้ว ก็จะไปสู่ขั้นการออกแบบระบบงาน

ขั้นตอนที่ 3 การออกแบบระบบงาน

(System Design)

การออกแบบระบบงานคอมพิวเตอร์ เป็นการกำหนดลักษณะการทำงานของระบบงานใหม่ ตามเค้าโครงของระบบที่ได้จัดทำขึ้นแล้ว เริ่มต้นด้วยการพิจารณาว่ามีงานส่วนใดในเค้าโครงที่ควรกำหนดให้เป็นงานคอมพิวเตอร์ และงานส่วนใดบ้างที่จะต้องกำหนดให้ทำด้วยมือ

สำหรับส่วนที่เป็นงานของคอมพิวเตอร์นั้น ก็จะต้องมีการพิจารณาว่างานนั้นประกอบด้วย ฟังก์ชันหรือรายละเอียดอะไรบ้าง ต้องดำเนินการออกแบบฐานข้อมูล ออกแบบแฟ้มข้อมูล ออกแบบหน้าจอสำหรับข้อมูล ออกแบบแบบฟอร์มข้อมูล ออกแบบรายงานสำหรับแสดงผลลัพธ์ ออกแบบข้อมูลที่จะใช้ในการทดสอบโปรแกรม และออกแบบหัวข้อสำหรับใช้ฝึกอบรมผู้ใช้

จากรายการที่กล่าวถึงนี้ จะเห็นว่ารายละเอียดที่จะต้องออกแบบนั้นมีมากด้วยกัน ในช่วงการออกแบบนี้ นักวิเคราะห์ระบบบางคนเสนอความคิดเห็นว่า ให้แบ่งออกเป็น 2 ช่วง ช่วงแรกคือช่วงการออกแบบภาพรวมและช่วงที่สองจึงเป็นการออกแบบในรายละเอียดในความเป็นจริงนั้นหากนักวิเคราะห์เสนอเค้าโครงได้อย่างเหมาะสม ตั้งแต่แรกแล้วก็เท่ากับเป็นการออกแบบภาพรวมอยู่แล้ว ต่อจากนั้นจึงออกแบบรายละเอียดอื่น ๆ ให้สอดคล้องและประสานกันได้อย่างสมบูรณ์มากที่สุด

ในขั้นตอนการออกแบบนี้ บางครั้งนักวิเคราะห์ระบบจะต้องเขียนข้อกำหนดคุณลักษณะทางเทคนิคของเครื่องคอมพิวเตอร์ และซอฟต์แวร์ระบบที่จะใช้งานเพื่อนำไปจัดซื้อมาติดตั้งใช้งานด้วย

หลังจากกำหนดคุณลักษณะทางเทคนิคของเครื่องคอมพิวเตอร์และซอฟต์แวร์ระบบแล้ว นักวิเคราะห์ระบบก็จะต้องเสนอรายละเอียดให้ผู้บริหารอนุมัติ และดำเนินการจัดซื้อมาใช้

ขั้นตอนที่ 4 การเขียนโปรแกรม

(Programming)

เมื่อมีการออกแบบรายละเอียดต่าง ๆ เรียบร้อยแล้วก็จะเป็นการนำแบบนั้นมาเขียนโปรแกรมที่จะนำไปใช้งานได้

เมื่อเขียนโปรแกรมเสร็จแล้ว นักเขียนโปรแกรมก็จะต้องทดสอบโปรแกรมที่เขียนนั้นว่าทำงานถูกต้องหรือไม่ เพราะระบบสารสนเทศหนึ่ง ๆ นั้นมักจะมีโปรแกรมรวมอยู่ด้วยกันหลายโปรแกรม การจะให้ทั้งระบบทำงานได้ถูกต้องจึงจำเป็นจะต้องแน่ใจว่าแต่ละโปรแกรมทำงานถูกต้องก่อนการทดสอบแต่ละโปรแกรมเช่นนี้ เรียกว่า Unit Test

การทดสอบโปรแกรมทั้งระบบจึงต้องทดสอบด้วยว่า เมื่อทุกโปรแกรมทำงานได้ถูกต้องแล้ว จะยังคงทำงานร่วมกันได้ถูกต้องหรือไม่ เราเรียกการทดสอบเช่นนี้ว่า การทดสอบโปรแกรมรวม หรือ Integration Test การทดสอบโปรแกรมรวมนั้น เน้นที่การตรวจสอบว่าการส่งข้อมูลระหว่างโปรแกรมมีความผิดพลาดหรือไม่ ถึงแม้ว่าโปรแกรมเดี่ยว ๆ จะทำงานถูก แต่การส่งข้อมูลไปใช้งานร่วมกับโปรแกรมอื่นอาจเกิดความผิดพลาดได้ง่าย

การทดสอบแต่ละโปรแกรมและทดสอบโปรแกรมรวมนี้ ต้องทำไปพร้อมกับการเขียนโปรแกรม

ขั้นตอนที่ 5 การทดสอบระบบ

(System Testing)

เมื่อจบขั้นตอนการเขียนโปรแกรมแล้ว ก็จะเริ่มเข้าสู่ขั้นตอนการทดสอบระบบซึ่งเป็นอีกขึ้นตอนที่สำคัญอีกขั้นตอนหนึ่ง การทดสอบนี้ต่างไปจากการทดสอบโปรแกรมเดี่ยวและโปรแกรมรวมที่ได้อธิบายไปแล้ว กล่าวคือ จะเป็นการทดสอบการทำงานทั้งระบบ (System Test) คือ จ้อตองทดสอบการทำงานของเครื่องคอมพิวเตอร์ โปรแกรมและผู้ใช้ระบบไปพร้อมกัน วัตถุประสงค์ในการทดสอบระบบก็เพื่อค้นหาว่าระบบที่ผ่านการพัฒนาแล้ว สามารถทำงานได้จริงหรือไม่ คนสามารถทำงานหรือใช้งานร่วมกับคอมพิวเตอร์ได้หรือไม่ เอกสารและแบบฟอร์มต่าง ๆ ที่จัดเตรียมไว้ใช้งานในระบบนั้นสามารถนำไปใช้ได้จริงหรือไม่ ผู้ใช้สามารถกรอกข้อมูลต่าง ๆ ได้ถูกต้องหรือไม่

การทดสอบระบบนั้น มักจะต้องดำเนินงานโดยทีมงานผู้พัฒนาระบบเอง เพื่อให้มั่นใจว่า คนสามารถทำงานกับเครื่องได้ และทางที่ดีก็ควรทดสอบกับเครื่องที่จะใช้งานจริง

การทดสอบระบบจะต้องทำอย่างรอบคอบและถี่ถ้วนมีการบันทึกรายละเอียดของข้อมูลที่ใช้ทดสอบและผลลัพธ์ที่ได้

เมื่อได้ทดสอบระบบเป็นที่เรียบร้อยและพอใจแล้ว ต่อมาก็จะเป็นขั้นตอนการตรวจรับงาน ที่เรียกว่า Acceptant Test หรือการตรวจรับระบบ การตรวจรับระบบนี้แตกต่างจากการทดสอบระบบ ตรงที่การตรวจรับระบบนั้นเป็นการทดสอบโดยผู้ใช้งาน หรือโดยคณะกรมการตรวจรับเพื่อให้แน่ใจว่าระบบที่ได้จัดทำใหม่นั้นทำงานได้อย่างมีคุณภาพหรือไม่ จะยอมรับไปใช้ได้หรือไม่ และการทำงนนั้นตรงกับความต้องการที่ผู้ใช้ได้กำหนดไว้หรือไม่

 

ขั้นตอนที่ 6 การติดตั้งใช้งานระบบ

(Implementation)

ขั้นตอนต่อมาก็คือการติดตั้งระบบเพื่อใช้งานคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์ที่เหลืออื่นๆ ให้ครบ นำระบบซอฟต์แวร์ลงติดตั้งในเครื่องให้พร้อมทำงานได้ ติดตั้งจัดทำระบบเครือข่ายและทดสอบให้สมบูรณ์ จัดฝึกอบรมผู้ใช้ ตามหัวข้อที่กำหนดไว้

งานสำคัญอย่างหนึ่งในขั้นตอนนี้ก็คือการพิจารณาว่า ระบบเดิมนั้นยังมีข้อมูลที่เป็นประโยชน์อยู่ จะมีทางใดบ้างที่จะนำข้อมูลเหล่านั้นมาปรับใช้กับระบบใหม่

ยกตัวอย่าง หากจะมีการเปลี่ยนแปลงบริหารห้องสมุดของ วิทยาลัยมาใช้คอมพิวเตอร์ในการค้นหาหนังสือนักวิเคราะห์ระบบก็จะต้องพิจารณาว่าจะนำบัตรดัชนีที่อยู่ในตู้บัตรรายการเดิมนั้น มาบันทึกเข้าสู่ระบบใหม่อย่างไร และจะใช้เวลานานเท่าใดในการปรับเปลี่ยนข้อมูลการเปลี่ยนข้อมูลมาเข้าสู่ระบบใหม่ในลักษณะนี้ เรียกว่า Data Conversion การปรับเปลื่ยนข้อมูลนั้นอาจใช้เวลานานมาก การเปลี่ยนการทำงานเข้าสู่ระบบใหม่ได้ การเปลี่ยนระบบนี้ก็มีเทคนิคที่ควรทราบหลายวิธี เช่น

1. การเปลี่ยนทันทีทั้งระบบ เป็นการเปลี่ยนจากระบบเก่าที่ใช้งานอยู่มาเป็นระบบใหม่ทันที พนักงานที่ได้รับการฝึกฝนการทำงานแบบใหม่มาพร้อมแล้วก็จะมาเริ่มใช้ระบบใหม่

2. ใช้ระบบใหม่ควบคู่ไปกับระบบเดิม วิธีนี้เป็นการหลีกเลี่ยงความเสียหายอาจเกิดจาก การเปลี่ยนระบบทันทีทั้งระบบ แต่การใช้วิธีนี้ก็มีความไม่สะดวกหลายประการเพราะพนักงานจะต้องทำงานซ้ำซ้อนกัน กล่าวคือต้องทำงานทั้งในระบบเดิมตามปรกติ และทำงานอย่างเดียวกันในระบบใหม่อีกครั้งหนึ่ง

3. การเปลี่ยนระบบทีละส่วน โดยหลักปฏิบัติแล้ว วิธีที่ดีที่สุดก็คือการค่อย ๆ เปลี่ยนระบบทีละส่วน เช่น ในธุรกิจธนาคาร เมื่อเริ่มนำระบบคอมพิวเตอร์มาใช้ก็ไม่ได้มีการเปลี่ยนระบบทันทีทั่วประเทศ แต่จะเปลี่ยนทีละสาขา หรือ ทีละเขต หรือการทำบัตรประชาชนด้วยระบบคอมพิวเตอร์ ก็ยังไม่ได้นำมาใช้ทั้งประเทศคงเลือกทำเฉพาะในเขตกรุงเทพฯ เฉพาะบางเขตก่อน จากนั้นจึงจะพิจารณาขยายไปสู่เขตอื่น ๆ จนครบ

 

 

 

 

ขั้นตอนที่ 7 การบำรุงรักษาระบบ

(System Maintenance)

เมื่อเปลี่ยนระบบงานเดิมเข้าสู่ระบบใหม่เรียบร้อยแล้ว ก็จะเข้าสู่ขั้นตอนสุดท้าย คือการบำรุงรักษาระบบในทางหลักการนั้นต้องถือว่าการพัฒนาระบบสำเร็จแล้วและงานขั้นตอนนี้ไม่ควรเป็นส่วนหนึ่งของวัฎจักรพัฒนาระบบงานอีก อย่างไรก็ตามจะนับเนื่องขั้นตอนนี้ไว้ด้วยก็ไม่ผิดอะไร

เมื่อนำระบบสารสนเทศที่พัฒนาใหม่มาใช้ ผู้ใช้อาจพบปัญหาใหม่ ๆ ที่ไม่คาดคิดมาก่อน และอาจจะไม่ได้ทดสอบ หรือหาทางแก้ไขไว้ก่อน

หรือเมื่อใช้งานไปสักพักผู้ใช้งานต้องการขยายขีดความสามารถของระบบให้เพิ่มมากขึ้น นักวิเคราะห์ระบบก็จำเป็นจะต้องพิจารณาหาทางปรับปรุงระบบให้ใหม่ตามที่ผู้ใช้ต้องการ การแก้ไขปรับปรุงเช่นนี้เรียกว่าการบำรุงรักษา (Maintenance) ซึ่งก็คือการซ่อมแซม แก้ไข ปรับปรุง การทำงานของระบบให้ดีขึ้น

การบำรุงรักษาระบบนั้น อาจกล่าวได้ว่ามีอยู่สามแบบ คือ

1. การแก้ไขที่ผิด หมายถึงการแก้ไขข้อบกพร่องหรือจุดที่ทำงานผิดพลาดในระบบสารสนเทศ

2. การดัดแปลง หมายถึงการดัดแปลงซอฟต์แวร์หรือระบบให้เปลี่ยนแปลงไปจากเดิม ยกตัวอย่างเช่น เมื่อรัฐบาลเปลี่ยนอัตราภาษีมูลค่าเพิ่มจาก 7% เป็น 10% นั้นบรรดาบริษัทต่าง ๆ ต้องเปลี่ยนโปรแกรมใหม่ให้สามารถคิดค่าภาษีได้ถูกต้องตามข้อกำหนดใหม่

3. การปรับปรุงระบบให้สมบูรณ์ หมายถึงการปรับปรุงระบบซึ่งในขณะที่พัฒนายังไม่ได้จัดทำให้สมบูรณ์มีฟังก์ชันต่าง ๆ ครบถ้วน

การพัฒนาระบบสารสนเทศให้ประสบความสำเร็จ

ได้กล่าวมาแล้วว่าการพัฒนาระบบสารสนเทศเป็นเรื่องที่ค่อนข้างยาก เพราะมีผู้เกี่ยวข้องจำนวนมาก อีกทั้งการพัฒนายังต้องอาศัยความร่วมมือจากผู้ใช้อย่างใกล้ชิดด้วย

เทคนิคในการพัฒนาระบบสารสนเทศที่เป็นที่ทราบกันทั่วไปมีหลายประการ แต่ที่สำคัญได้แก่

1. ผู้ใช้ต้องให้ความร่วมมือในการพัฒนาระบบ ผู้ใช้จะต้องสามารถระบุความต้องการของตนเองได้อย่างชัดเจน และไม่เปลี่ยนความต้องการกลับไปกลับมาระหว่างการพัฒนา

2. ผู้บริหารทางฝ่ายผู้ใช้จะต้องเห็นความสำคัญของโครงการ และสนับสนุนให้ความช่วยเหลือแก่ทีมงานโดยเฉพาะในการเข้าร่วมประชุมโครงการ การให้สัมภาษณ์ การร่วมมือตรวจสอบรายงาน การให้ข้อคิดเห็นเกี่ยวกับลักษณะของระบบ และสมรรถนะ

3. ทีมงานผู้พัฒนาระบบจะต้องมีความรู้ ความสามารถ และประสบการณ์ ในการพัฒนาระบบเป็นอย่างดี

4. ผู้ใช้ควรกำหนดให้มีผู้ประสานงานเข้าไปทำงานร่วมกับทีมงานพัฒนา ผู้ประสานงานควรมีตำแหน่งสูงพอที่จะเข้าพบผู้บริหารได้ง่าย สามารถตัดสินใจในเรื่องสำคัญบางเรื่องได้ดี ผู้ประสานงานจะต้องคอยรายงานความก้าวหน้าของโครงการ ตลอดจนแจ้งเตือนผู้บริหารหากพบว่าโครงการมีปัญหา

5. อุปกรณ์ที่เลือกมาใช้ ทั้งฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ จะต้องมีสมรรถนะที่ดี

6. การพัฒนาระบบจะต้องเป็นไปตามขั้นตอน มีการวางแผนงาน การกำหนดงานที่จะต้องทำพร้อมกำหนดตารางเวลา และมีการควบคุมให้งานดำเนินไปตามกำหนดอย่างใกล้ชิด

7. จะต้องมีการทดสอบระบบอย่างรอบคอบ และถี่ถ้วน ครอบคลุมไปหมดในทุกด้าน การทดสอบระบบทุกครั้งจะต้องเก็บไว้เป็นหลักฐาน

8. มีการฝึกอบรมอย่างทั่วถึง ทั้งแก่ผู้ใช้ ผู้ปฏิบัติการระบบ และผู้บริหาร หากผู้ใช้ใช้ระบบไม่เป็นก็อาจจะไม่ใช้ และอาจกล่าวถึงระบบในทางที่ไม่ดีได้

สรุป

2 เรื่องที่นำเสนอนี้ (1) แนวทางการพัฒนาระบบสารสนเทศ และ (2) วัฎจักรพัฒนาระบบงาน ขอนำเสนอผู้บริหารของสถาบันแต่ละแห่ง เพื่อให้ผลของการพัฒนาระบบสารสนเทศตรงกับความต้องการมากที่สุด และระบบสารสนเทศมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลมากที่สุดด้วย