การจัดโครงสร้างถึงการจัดแผนกงาน

ศักดา  ศักดิ์ศรีพาณิชย์

เมื่อเร็วนี้ ที่ภาควิชาสาธารณสุข มีการประชุมการจัดโครงสร้างของภาควิชากันใหม่ภายหลังการรวม 2 ภาควิชา คือ  ภาควิชาสาธารณสุขชุมชน กับภาควิชาสาธารณสุขศาสตร์ เป็นหนึ่งภาควิชาสาธารณสุข ผู้เขียนก็เลยมาลองนั่งอ่านตำราเกี่ยวกับบริหารดูว่า  ถ้าเป็นทางทฤษฎีการบริหาร เขาจะทำอย่างไร  ผู้เขียนก็เลยได้ขอสรุปสั้น ๆ ว่า  "การจัดโครงสร้างนั้นจะต้องพยายามค้นหาว่า มีกิจกรรมหรืองานอะไรบ้างที่ต้องทำเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ขององค์การที่ตั้งไว้ และในขั้นตอนของกระบวนการจัดองค์การก็มีการจัดแผนกงาน(แยก ยุบ แบ่ง)ไว้ด้วย" 

หากสนใจลองอ่าน เนื้อหาโดยย่อจากหนังสือชื่อ องค์การและการบริหาร ของ รศ. ธงชัย  สันติวงษ์  ข้างล่างนี้ครับ

นักวิชาการทางบริหารชื่อ  Peter F. Drucker  ได้อธิบายวิธีการค้นหากิจกรรมหรืองาน  โดยพิจารณาทั้งระบบองค์การไว้  3  วิธี

1. การวิเคราะห์งานต่าง ๆ  : activities analysis
2. การวิเคราะห์การตัดสินใจต่าง ๆ : decisions analysis
3. การวิเคราะห์ความสัมพันธ์ต่าง ๆ  : relations analysis

ตามวิธีแรกหรือการวิเคราะห์งานต่าง ๆ  หมายถึง  การวิเคราะห์เพื่อให้ทราบว่ามีงานอะไรบ้างที่จะต้องทำ  งานอะไรบ้างที่จะรวมอยู่ด้วยกัน  และจะต้องมีการเน้นความสำคัญของงานต่าง ๆ อย่างไรภายในโครงสร้างขององค์การ

ตามวิธีที่สองหรือการวิเคราะห์เรื่องการตัดสินใจต่าง ๆ ก็คือ  การพยายามแยกแยะให้เห็นว่า  จะต้องมีการตัดสินใจต่าง ๆ อะไรบ้างในการทำงาน  เรื่องการตัดสินใจต่างๆ เหล่านี้ควรจะทำกันที่ส่วนไหนขององค์การจึงจะเหมาะสมที่สุด  สรุปได้ว่า  วิธีการนี้เป็นเรื่องของการกระจายอำนาจ(Decentralization)และมอบอำนาจ (Authority)ในการทำงาน 

สำหรับวิธีสุดท้ายหรือการวิเคราะห์ความสัมพันธ์ต่าง ๆ หมายถึง  ต้องทราบว่า  ในการทำงานดังกล่าวนั้นเขาจะต้องทำงานร่วมกับใครเกี่ยวข้องกับใคร และผู้บริหารจะมีส่วนช่วยงานของเขาอย่างไรบ้าง  มีจุดติดต่อกัน(Points of contact)ระหว่างกิจกรรมหรือตัวคนฝ่ายต่าง ๆ อะไรบ้าง

1. พิจารณาแยกประเภทงาน  จัดกลุ่มงาน และออกแบบงานสำหรับผู้ทำงานแต่ละคน
   1.1  พิจารณาแยกประเภท (identification of work)  เพื่อให้ทราบว่า  งานอะไรบ้างที่จะต้องทำ  วิธีการนี้ก็คือดูจากวัตถุประสงค์และแผนงานหรือโครงการ งานต่าง ๆ
   1.2  จัดกลุ่มงาน หรือจำแนกประเภทงาน (grouping of work)  งานที่เหมือนกันให้จัดรวมเข้าเป็นกลุ่มเดียวกัน เพื่อให้มีการจำแนกประเภทไว้ และเป็นไปตามหลักของการแบ่งงานกันทำตามเกณฑ์ของหน้าที่งาน
   1.3  การออกแบบงาน  (designing of individual job) งานกลุ่มต่าง ๆ ย่อมมีปริมาณมากเกินกว่าที่คน ๆ เดียวจะทำได้  ดังนั้น การแบ่งงานจึงเกิดขึ้นอีกครั้ง ทั้งตามความสามารถและตามความถนัดในหน้าที่
2. ระบุขอบเขตของงาน และมอบหมายงาน พร้อมทั้งกำหนดความรับผิดชอบและให้อำนาจหน้าที่
3. จัดวางความสัมพันธ์

1. ผังแสดงการจัดองค์การที่เป็นทางการ (the formal organization chart)
2. คำบรรยายลักษณะงาน (Job description) ของงานแต่ละตำแหน่ง ซึ่งจะประกอบด้วยรายละเอียดเกี่ยวกับ
   2.1  ชื่อตำแหน่ง
   2.2  รายละเอียดของงานที่จะต้องทำ
   2.3  ความรับผิดชอบ
   2.4  อำนาจหน้าที่
   2.5  ความสัมพันธ์ต่าง ๆ